Cada categoria de processo (ex.: Reembolso de Despesas, Requisição de Compras) tem suas próprias rotas, etapas, checklist mínimo e modelos de ofício. Você cadastra o processo, acompanha em um quadro visual (Kanban), gera processos vinculados quando necessário, e controla um calendário de janelas de envio — tudo em um só lugar. Este manual explica cada tela com exemplos reais; use o menu ao lado ou a busca para ir direto ao que precisa.
•Glossário rápido
Se algum termo do sistema não for óbvio, comece por aqui — os capítulos seguintes usam essas palavras o tempo todo.
- Categoria
- O "assunto" do processo — ex.: Reembolso de Despesas, Requisição de Compras. É o card principal do Painel; dentro dela ficam as rotas e todos os processos daquele assunto.
- Rota
- Um caminho possível que um processo daquela categoria pode seguir, dividido em etapas. Uma categoria pode ter várias rotas — por exemplo, "fluxo normal" e "fluxo de contestação" são duas rotas diferentes para o mesmo assunto.
- Etapa
- Um degrau dentro de uma rota, ex.: "Autorização". O processo avança etapa por etapa até a última.
- Processo
- Um caso individual, identificado por um número de protocolo, que segue uma rota específica.
- Processo-mãe / processo-filho
- Quando um processo só pode continuar depois que outro processo for aberto e concluído (ex.: o processo original gera um novo processo de pagamento), o primeiro é a "mãe" e o novo é o "filho". Um filho pode gerar um "neto", e assim por diante.
- Checklist mínimo (da categoria)
- Lista de documentos que TODO processo daquela categoria precisa ter, não importa a rota — ex.: nota fiscal, planilha de valores, autorização. Entra automaticamente no checklist de cada processo novo.
- Workspace / espaço de trabalho
- O conjunto de categorias e processos de uma pessoa. Normalmente é o seu próprio; se alguém compartilhar acesso com você, você pode "entrar" no espaço dela.
- Unidade / Subunidade
- Um nó na árvore organizacional da sua empresa (ex.: Gestor, Subgestor, Departamento Financeiro). Cada unidade pode ter uma conta Klicai vinculada; quem estiver acima na árvore enxerga, em modo leitura, os processos de tudo que está abaixo dela. Ver capítulo 9.
1Primeiros passos
1.1 Como entrar
O KlicFlow não tem uma tela de login própria — o acesso é sempre pela sua conta do Klicai (a mesma que você usa na loja, shop.klicai.com.br). Se você abrir o KlicFlow sem estar logado, o sistema te leva automaticamente para a tela de login e, depois de entrar, te traz de volta pra cá sozinho.
Depois de logado, seu nome e as iniciais aparecem no canto inferior esquerdo do menu, junto do botão Sair — que encerra a sessão e te leva de volta à loja.
1.2 Navegação principal
No topo do menu lateral ficam quatro abas principais (também disponíveis como atalhos na barra inferior, em celulares):
| Aba | O que mostra |
|---|---|
| Painel | Visão geral: números gerais, avisos de prazo e de aprovações pendentes, e o grid de todas as categorias. |
| Árvore | Todos os processos-mãe, com os processos-filho (e netos) gerados a partir deles. |
| Relatório | Lista de processos "em atenção": atrasados, aguardando abrir vínculo, ou aguardando o processo-filho terminar. |
| Calendário | Janela mensal de datas de envio e o controle de aprovações pendentes. |
Abaixo das abas, o menu lateral mostra a árvore de processos filtrável em três modos:
Recebidos mostra os processos-mãe (os que chegaram "de fora", sem vínculo). Para tirar um processo-mãe já encaminhado dessa lista, use o ícone de olho (👁) que aparece no card do processo-filho gerado a partir dele — isso só esconde da SUA visão, os dados continuam intactos.
1.3 Busca global
O campo Buscar protocolo, origem, destino... no topo do menu lateral filtra em tempo real por número de protocolo, origem ou destino, conforme você digita — não precisa apertar Enter. Aperte Enter para pular direto para o primeiro resultado encontrado.
1.4 Tema claro/escuro
O botão redondo ao lado da marca KlicFlow alterna entre tema claro (☀) e escuro (☾). A escolha fica salva no navegador e é aplicada automaticamente da próxima vez que você abrir o sistema.
2Categorias de processos
Uma categoria (ex.: Reembolso de Despesas, Requisição de Compras) é o "card principal" do Painel. Dentro dela ficam uma ou mais rotas — os caminhos que um processo daquela categoria pode seguir. Abra o formulário clicando em + Nova Categoria no Painel, ou no ícone de engrenagem (⚙) de uma categoria já existente.
Reembolso de Despesas de Viagem — departamento responsável: Financeiro. Tem duas rotas possíveis: uma para quando a equipe de Viagens Corporativas envia o relatório de despesas, e outra para quando é o próprio colaborador que abre uma contestação por não ter recebido o reembolso. Usamos essa categoria como fio condutor no capítulo 7.
2.1 Campos gerais da categoria
| Campo | Tipo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|---|
| Nome / Código da Categoria | Texto | Sim | Nome exibido no card do Painel e no topo do quadro. Ex.: Reembolso de Despesas, Requisição de Compras. |
| Departamento Responsável | Texto | Opcional | Setor responsável. Ex.: Financeiro, Compras, RH. Aparece como etiqueta no topo do quadro. |
| Processos Modelo de Referência | Texto | Opcional | Números de protocolo usados como referência para conferência, exibidos como lembrete dentro do quadro. |
| Manual / Diretrizes Operacionais | Texto longo | Opcional | Critérios de análise, políticas internas, orientações para quem for tramitar processos dessa categoria. |
2.2 Checklist mínimo da categoria Novo
Lista de documentos que todo processo dessa categoria precisa ter — não importa qual rota ele seguir. Clique em + Item na seção "Checklist Mínimo desta Categoria" e digite o nome de cada item exigido.
Na categoria Reembolso de Despesas, o checklist mínimo é: Notas fiscais/comprovantes, Planilha de apuração, Relação de lançamento (folha), Autorização da diretoria e Ofício de encaminhamento. Esses 5 itens já entram sozinhos no checklist de qualquer processo novo dessa categoria — sem precisar digitar de novo toda vez.
2.3 Rotas processuais (fluxos possíveis)
Clique em + Nova Rota para adicionar um fluxo. Cada rota tem um nome e uma sequência de etapas, adicionadas com + Etapa:
| Campo | Tipo | Descrição |
|---|---|---|
| Nome da rota | Texto | Ex.: Rota 1 — Mãe (Viagens envia relatório). Dê nomes que descrevam o papel da rota, principalmente quando houver várias (mãe, filho, neto). |
| Nome da etapa | Texto (por etapa) | Cada rota é formada por etapas em sequência. Etapas sem nome preenchido são descartadas ao salvar. |
| 🔀 gera processo | Caixa de seleção | Quando marcada, ao tentar avançar dessa etapa o sistema exige criar um processo vinculado (filho) antes — o processo-mãe fica travado ali até o filho ser concluído. Ver capítulo 4. |
| 📤 Autorização Atualizado | Caixa de seleção | Marque na etapa que representa a autorização/envio para implantação em folha. Ao chegar nela, o sistema confere a janela do calendário (capítulo 5) da competência do processo e avisa se ainda não abriu — sem impedir, só perguntando se você quer mesmo assim. |
Use ✕ Remover Rota no cabeçalho do bloco para excluir uma rota inteira, ou o ✕ em cada linha para remover só aquela etapa. É preciso ter ao menos uma rota com uma etapa para salvar a categoria.
🗺 Como fica a rota "Filho (Pagamento)" do Reembolso de Despesas
Só a etapa em destaque tem a checagem do calendário — as demais são só passos normais da esteira.
2.4 Modelos de despacho / minuta
Textos padronizados que podem ser inseridos com um clique no campo Despacho / Minuta de qualquer processo dessa categoria. Adicione com + Novo Modelo:
| Campo | Tipo | Descrição |
|---|---|---|
| Nome do modelo | Texto | Ex.: Ofício ao Financeiro. Vira o rótulo do botão de atalho dentro do processo. |
| Texto do modelo | Texto longo | Corpo do modelo. Aceita as variáveis {numero}, {origem}, {destino}, {data}, {categoria} e {orgao} — o sistema substitui cada uma pelos dados reais do processo ao clicar no botão do modelo. |
Ofício nº ____/{data} — Processo {numero}.
Ao {destino},
Encaminhamos o presente processo, referente a Reembolso de Despesas de Viagem, originado por {origem}, para as providências de praxe.
2.5 Origem e Destino padrão Novo
Dois campos opcionais, logo abaixo do Manual/Diretrizes: Origem Padrão e Destino Padrão. Preencha uma vez e o sistema já sugere esses valores automaticamente sempre que alguém clicar em + Novo Processo dentro dessa categoria — os campos vêm preenchidos, mas continuam editáveis a qualquer momento, processo por processo.
| Campo | Tipo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|---|
| Origem Padrão | Texto | Opcional | Sugestão para o campo Origem (3.3) de todo processo novo desta categoria. Ex.: Viagens Corporativas, se essa categoria normalmente recebe processos vindos de lá. |
| Destino Padrão | Texto | Opcional | Sugestão para o campo Destino (3.3) de todo processo novo desta categoria. Ex.: Financeiro. |
3Cadastro de processos
Dentro do quadro de uma categoria, clique em + Novo Processo (no topo do quadro, ou no card da categoria no Painel) para começar. Isso abre primeiro uma telinha rápida de escolha do tipo, e depois o formulário completo.
3.1 Escolher o tipo Novo
Antes do formulário abrir, o sistema pergunta pra que serve esse processo:
Reembolso, adiantamento, restituição — qualquer processo que envolva dinheiro em folha ou repasse.
Ofícios e trocas de informação entre departamentos, sem movimentação financeira.
Requerimentos e pedidos — ex.: um colaborador contestando um reembolso não recebido.
Essa escolha define, por exemplo, se o campo Competência aparece no formulário (só processos de Pagamento têm mês/ano de competência) e é usada nos filtros e no relatório.
3.2 Vínculo com outro processo (opcional)
| Campo | Tipo | Descrição |
|---|---|---|
| Vínculo com outro processo | Lista suspensa |
|
| Processo-mãe | Lista suspensa | Aparece só no modo "filho". Escolha o processo de origem. |
| Processos-filho a vincular | Lista múltipla | Aparece só no modo "mãe". Segure Ctrl (ou Cmd no Mac) pra marcar mais de um. Só lista processos que ainda não têm mãe definida. |
Na maioria dos casos você não precisa preencher isso na mão — o vínculo é criado automaticamente pelo botão Gerar Processo Vinculado dentro da esteira (capítulo 4). Esta seção serve para os casos em que dois processos já existiam separados e você precisa ligá-los manualmente depois.
3.3 Dados do processo
| Campo | Tipo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|---|
| Nº de Protocolo | Texto | Sim | Número único do processo. Ex.: 0021.031010/2026-13. O sistema já sugere um número automaticamente, mas você pode substituir pelo real. |
| Prazo | Data | Opcional | Data-limite do processo. Alimenta os avisos de prazo no Painel e no Relatório. |
| Competência Novo | Mês + Ano | Opcional | Só aparece em processos do tipo Pagamento. Liga o processo a um mês do Calendário — é o que permite o sistema avisar sobre a janela de envio (ver 2.3). |
| Origem Novo | Texto | Opcional | Quem gerou o processo — o departamento ou pessoa de origem. Ex.: Viagens Corporativas, ou o nome/matrícula de um colaborador específico. |
| Destino Novo | Texto | Opcional | Para qual departamento o processo está indo. Ex.: Financeiro, Diretoria. |
| Rota Processual deste Processo | Lista suspensa | Sim | Qual das rotas cadastradas na categoria este processo vai seguir. Trocar a rota de um processo em andamento reinicia sua posição (volta pra primeira etapa). |
Um processo de Reembolso recebido de Viagens Corporativas: Origem = Viagens Corporativas, Destino = Financeiro, Competência = Setembro/2026, rota = Rota 1 — Mãe (Viagens envia relatório).
Etiquetas Novo
Você pode adicionar quantas etiquetas quiser, livremente. Digite o texto e pressione Enter, ou clique em uma das sugestões rápidas que aparecem abaixo do campo (Implantação Retroativo Reposição Restituição Devolução Coletivo Individual Revisão Urgente...). Clique no ✕ dentro de uma etiqueta pra removê-la.
3.4 Checklist de instrução e validação
Ao abrir um processo novo, o checklist já vem preenchido com os itens do checklist mínimo da categoria (todos desmarcados). Clique em + Item para adicionar itens extras específicos daquele processo (ex.: Conferir centro de custo). Marque a caixa de cada item conforme for cumprindo — o texto fica riscado — e use o ✕ ao lado para remover um item que não se aplica.
3.5 Anexos
Clique em + Anexo — o sistema pede, em sequência:
| Campo | Tipo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|---|
| Nome do anexo | Texto | Sim | Descrição do documento. Ex.: Nota fiscal nº 123. |
| Link ou caminho do arquivo | Texto | Opcional | Uma URL (começando com http:// ou https://) vira link clicável; qualquer outro texto fica só como anotação do caminho/local do documento físico. |
3.6 Esteira de fluxo da rota
Mostra visualmente todas as etapas da rota escolhida. A etapa atual fica destacada; etapas já cumpridas aparecem com ✔. Etapas marcadas 🔀 ou 📤 mostram esses ícones ao lado do número.
| Ação | Efeito |
|---|---|
| ◀ Voltar | Retorna o processo para a etapa anterior. |
| Concluir Etapa ▶ | Avança para a próxima etapa. Se a etapa atual for 🔀 (gera processo), abre automaticamente o formulário de Processo Vinculado antes de liberar o avanço. |
| Clicar direto em uma etapa | Pula para aquela etapa específica (respeitando as mesmas regras de bloqueio). |
3.7 Despacho / minuta
| Campo | Tipo | Descrição |
|---|---|---|
| Botões de modelo | Atalhos | Um botão para cada modelo cadastrado na categoria (ver 2.4). Clicar insere o texto já com as variáveis substituídas pelos dados do processo. |
| Despacho / Minuta | Texto longo | Campo livre para despachos, pareceres ou observações. Pode ser editado à mão mesmo depois de inserir um modelo. |
3.8 Histórico e auditoria
Campo somente leitura, preenchido automaticamente: registra criação, alterações de dados, mudanças de etapa, envios antecipados confirmados e vínculos de processo-filho concluídos. Não é editável manualmente.
No rodapé do formulário: Excluir Processo remove definitivamente o registro (pede confirmação antes), Imprimir gera uma versão para impressão (recurso PRO), Fechar descarta alterações não salvas, e Salvar Alterações grava os dados.
4Gerar processo vinculado
Aberto automaticamente ao tentar avançar uma etapa marcada 🔀, ou manualmente pelo botão Gerar Processo Vinculado dentro da esteira. Cria um novo processo-filho já ligado ao processo-mãe atual.
| Campo | Tipo | Descrição |
|---|---|---|
| Nº de Protocolo do Novo Processo | Texto | Protocolo do processo-filho. |
| Origem | Texto | Já vem preenchido com a origem do processo-mãe — pode ajustar se for diferente. |
| Destino | Texto | Já vem preenchido com o destino do processo-mãe — pode ajustar. |
| Rota de Destino | Lista suspensa | Rota que o processo-filho vai seguir — pode ser diferente da rota do processo-mãe. |
Ao confirmar em Criar Processo Vinculado, o sistema cria o novo processo (já com o checklist mínimo da categoria), grava o vínculo nos dois registros, e abre o processo-filho recém-criado direto na tela. Enquanto ele não for concluído (chegar na última etapa da rota dele), o processo-mãe fica bloqueado naquela etapa — a caixa de status do vínculo mostra ⏳ (aguardando) ou ✔ (concluído), com um botão Abrir Processo ➔ para acessar o filho a qualquer momento.
5Calendário de implantação
Controla a janela mensal de datas em que cada folha/competência pode ser enviada para aprovação, e o acompanhamento das aprovações. Selecione o ano no campo Ano no topo da tela — o sistema carrega as janelas e aprovações daquele ano.
5.1 Janelas do ano
Tabela com um mês por linha (Janeiro a Dezembro). Preencha, para os meses que já têm data definida:
| Campo | Tipo | Descrição |
|---|---|---|
| Início da Janela | Data | Primeiro dia em que a implantação daquele mês pode ser enviada. |
| Fim da Janela | Data | Último dia do período de envio daquele mês. |
Folha de Setembro/2026 liberada para envio de 09/08/2026 a 20/08/2026 — ou seja, o fechamento de setembro precisa ser mandado em agosto.
Deixe em branco os meses ainda sem data definida — a linha é ignorada ao salvar. Só é salva a janela de um mês quando ambas as datas estiverem preenchidas. Clique em Salvar Datas do Ano para gravar tudo de uma vez.
5.2 Nova implantação
Aberto pelo botão + Nova Implantação, ou clicando numa implantação já cadastrada na lista para editá-la.
| Campo | Tipo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|---|
| Mês de Competência | Lista suspensa | Sim | Só mostra meses que já têm janela de datas cadastrada (5.1). |
| Título | Texto | Sim | Nome identificador. Ex.: Folha de Reembolsos — Setembro/2026. |
| Nº de Processo / Protocolo | Texto | Opcional | Processo administrativo relacionado, se houver. |
| Observações | Texto longo | Opcional | Notas livres sobre a assinatura, andamento, etc. |
Depois de criada, cada implantação aparece na lista com um selo Pendente ou Autorizado e a contagem de dias restantes até o fim da janela. Os botões Marcar Autorizado / Reabrir alternam o status; Excluir (dentro do formulário) remove a implantação.
5.3 Alertas de aprovação pendente
No Painel, um painel de destaque lista as implantações pendentes cujo prazo final está a poucos dias de vencer (o número de dias é definido pela organização). A ideia é simples: a diretoria não assina todos os dias, então esse alerta existe pra ninguém perder o prazo de entrega da aprovação por falta de aviso.
6Painel, Árvore e Relatório
- Painel — estatísticas gerais, avisos de prazo e de aprovação, e o grid de categorias. Ponto de partida para abrir categorias e processos.
- Árvore — visão somente leitura de todos os vínculos mãe/filho/neto entre processos, de todas as categorias juntas.
- Relatório — lista de processos que precisam de atenção (atrasados, aguardando vínculo, aguardando conclusão de filho). Exportar CSV e Imprimir (recursos PRO) geram um arquivo ou versão impressa, sem exigir nenhum campo adicional.
7Passo a passo completo: Reembolso de Despesas
Este capítulo junta tudo o que foi explicado até aqui num exemplo real, do começo ao fim, entre dois departamentos de uma empresa comum: Viagens Corporativas e Financeiro. Crie uma categoria com esse nome na sua conta e acompanhe estes passos na sua própria tela.
Parte A — Rota normal (Viagens envia o relatório de despesas)
- Crie a categoria "Reembolso de Despesas" (ou abra, se já existir).Departamento responsável: Financeiro. Configure as rotas conforme o diagrama do capítulo 2.3.
- Dentro do quadro, clique em "+ Novo Processo".Escolha o tipo 💰 Pagamento, já que é sobre reembolso de despesas.
- Preencha os dados básicos.Nº de Protocolo (ex.:
0021.031010/2026-13), Origem = Viagens Corporativas, Destino = Financeiro, Competência = Setembro/2026. Adicione a etiqueta Implantação. - Escolha a rota "Rota 1 — Mãe (Viagens envia relatório)".O checklist já vem com os 5 itens mínimos da categoria, todos pendentes.
- Salve o processo.A esteira de fluxo aparece: Relatório recebido de Viagens → Encaminhado ao Financeiro (🔀) → Aguardando devolução → Processo mãe encerrado.
- Clique em "Concluir Etapa" na primeira etapa.O processo avança normalmente para "Encaminhado ao Financeiro".
- Tente avançar de novo.Como essa etapa é 🔀, o sistema abre sozinho a tela de Processo Vinculado. Escolha a rota "Rota 1 — Filho (Pagamento Financeiro)" e confirme — o filho é criado e aberto automaticamente.
- Dentro do processo-filho: marque o checklist conforme reúne notas fiscais, monta a planilha de apuração, a relação de lançamento e a autorização. Avance a esteira até a etapa 📤 Autorização.
- Se a janela de Setembro/2026 ainda não abriu no Calendário, o sistema mostra o aviso e pergunta se quer enviar mesmo assim — normalmente você espera a janela abrir antes de avançar essa etapa.
- Depois da implantação, avance para "Implantação realizada", volte ao processo-mãe (pelo botão de vínculo) e conclua-o. Reabra o processo original (o filho), anexe a autorização e a planilha assinadas, gere o ofício final e avance até "Devolvido a Viagens Corporativas".
Parte B — Rota de contestação (o colaborador não recebeu o reembolso)
Segue a mesma lógica, só que com um passo a mais no meio — a auditoria — antes do pagamento:
Escolha o tipo 📩 Solicitação para o processo-mãe (é uma contestação do colaborador), rota "Rota 2 — Mãe (Contestação do colaborador)". Ao chegar na etapa 🔀 "Encaminhado ao Financeiro", gere o filho na rota "Rota 2 — Filho (Auditoria Financeiro)". Depois que a diretoria autorizar, a etapa 🔀 "Processo neto de pagamento gerado" cria automaticamente o neto na rota "Rota 2 — Neto (Pagamento)" — daí em diante é idêntico à Parte A.
8Compartilhar acesso e Função Gestor Novo · PRO
Recurso do plano PRO que permite abrir seu espaço de trabalho para outra pessoa — como colega de equipe (que pode editar junto com você) ou como seu superior (que só acompanha, sem poder alterar nada).
8.1 Convidar alguém
Clique em 🔗 Compartilhar Acesso no rodapé do menu lateral. Informe o e-mail da pessoa (precisa já ter conta no Klicai) e escolha o papel:
Pode ver E editar seus processos, como se fossem dele. Ideal para dividir o trabalho com um colega da mesma equipe.
Só pode visualizar seus processos — nada de criar, editar, excluir ou tramitar etapas. Ideal para um superior acompanhar o andamento sem risco de mexer em nada sem querer.
A lista "Acessos que Concedi" mostra quem você já convidou, com um botão para revogar a qualquer momento.
8.2 Trocar de espaço de trabalho
Quando alguém compartilha o espaço dela com você, um seletor aparece no menu lateral ("Espaço de trabalho"). Escolha o nome da pessoa para "entrar" no espaço dela — todo o Painel, quadros e calendário passam a mostrar os dados dela, não os seus. Um aviso fixo no topo da tela sempre lembra de quem é o espaço ativo, com um link para voltar ao seu painel.
8.3 O que muda no modo Gestor
Ao entrar num espaço como Gestor, todos os botões de criar, editar, excluir e mover processos ficam ocultos — você navega, abre processos, lê o histórico e o checklist, mas não altera nada. Isso vale tanto na tela quanto por trás dos panos: mesmo tentando forçar de outra forma, o servidor recusa qualquer tentativa de gravação nesse modo.
9Hierarquia de Unidades Novo · PRO
Enquanto o Compartilhamento de Acesso (capítulo 8) liga duas pessoas de cada vez, a Hierarquia de Unidades deixa você desenhar a estrutura inteira da sua empresa — gestor, subgestor, quantos departamentos precisar — de uma vez só, com o acesso de leitura se propagando sozinho de cima para baixo.
9.1 O que é e quando usar
Uma unidade é um nó dessa árvore organizacional: pode ser um cargo ("Gestor", "Subgestor") ou um departamento ("Departamento 1", "Financeiro"...). Cada unidade pode, opcionalmente, estar vinculada a uma conta Klicai — a pessoa que realmente vai usar aquele espaço de trabalho no dia a dia.
Você tem 1 gestor geral, 1 subgestor e 9 departamentos abaixo dele. Sem hierarquia, seriam 10 compartilhamentos manuais (um pra cada departamento) para o gestor acompanhar tudo. Com a hierarquia, o gestor cadastra a árvore uma vez, e o acesso de leitura a todos os 9 departamentos vem de graça — inclusive se um departamento novo for adicionado depois.
9.2 Criando a árvore de unidades
Clique em 🏢 Hierarquia de Unidades no rodapé do menu lateral (recurso PRO). A tela tem três blocos: formulário de nova unidade, a árvore já cadastrada, e o resumo de processos (ver 9.5).
| Campo | Tipo | Obrigatório | Descrição |
|---|---|---|---|
| Nome | Texto | Sim | Nome do cargo ou departamento. Ex.: Gestor, Subgestor, Departamento Financeiro. |
| Unidade Superior | Lista suspensa | Opcional | Onde essa unidade entra na árvore. Deixe em "— Nenhuma (raiz) —" para criar o topo da hierarquia (normalmente o Gestor); escolha uma unidade existente para criar uma subunidade dentro dela. |
| Vincular conta por e-mail | Opcional | Se a pessoa já tem conta no Klicai, informe o e-mail aqui e a unidade já nasce vinculada. Pode deixar em branco e vincular depois (9.3) — é assim para departamentos que ainda não existem. |
Cada linha da árvore tem um botão + Sub, que já pré-seleciona aquela unidade como "Unidade Superior" no formulário — o jeito mais rápido de montar vários níveis seguidos.
1) Crie Gestor como raiz. 2) Clique em + Sub no Gestor e crie Subgestor. 3) Clique em + Sub no Subgestor e crie Departamento 1, depois repita para os Departamentos 2 a 9 — sempre a partir do + Sub do Subgestor.
9.3 Vinculando contas às unidades
Toda unidade sem conta vinculada aparece na árvore com a etiqueta sem conta ainda. Assim que a pessoa responsável tiver login no Klicai, clique em Vincular naquela linha e informe o e-mail dela. Se o e-mail ainda não corresponder a nenhuma conta, o sistema guarda como convite pendente e você tenta de novo depois que a pessoa se cadastrar.
Vincular de novo (com um e-mail diferente) troca quem ocupa aquela unidade — útil quando alguém assume o cargo no lugar de outra pessoa, sem precisar refazer a árvore inteira.
9.4 O que cada nível enxerga
O acesso é sempre somente leitura (igual ao papel Gestor do capítulo 8) e sempre de cima para baixo: quem está vinculado a uma unidade enxerga automaticamente os processos de todas as unidades abaixo dela na árvore, direto ou indiretamente.
| Quem | O que enxerga |
|---|---|
| Gestor | Os processos do Subgestor e de todos os 9 Departamentos. |
| Subgestor | Os processos dos 9 Departamentos, mas não vê nada "acima" (o espaço do Gestor). |
| Departamento | Só o próprio espaço — a hierarquia não dá acesso lateral entre departamentos. |
9.5 Resumo consolidado de processos
No fim da tela de Hierarquia, o bloco Resumo de Processos soma automaticamente o seu espaço com tudo que está abaixo dele na árvore — sem precisar entrar unidade por unidade. Mostra:
- Total geral — quantidade de processos somada de todas as unidades no seu escopo.
- Por unidade — quantos processos cada departamento tem, para comparar volume entre eles.
- Por categoria — soma pelo nome da categoria; se três departamentos diferentes tiverem uma categoria chamada "Reembolso de Despesas", por exemplo, o total dela aparece somado numa linha só.
10Dados, backup e conta
No rodapé do menu lateral:
| Item | Função |
|---|---|
| 🔗 Compartilhar Acesso | Abre o gerenciamento de compartilhamento (capítulo 8) — recurso PRO. |
| 🏢 Hierarquia de Unidades | Abre a árvore de unidades da empresa (capítulo 9) — recurso PRO. |
| Exportar .json | Baixa um arquivo com todos os seus dados (categorias, rotas, processos, checklist, anexos, histórico) — útil como backup manual. |
| Importar backup | Carrega um arquivo .json exportado antes, substituindo os dados atuais pelos do backup. |
| Desfazer | Reverte a última alteração (atalho: Ctrl+Z). |
| Sair | Encerra a sessão e volta para a loja Klicai. |
Tudo é salvo automaticamente no servidor — o indicador de status, ao lado do seu nome, mostra se o sistema está carregando, salvando, ou já salvo (e avisa se a conexão cair, guardando uma cópia local até reconectar).
11Planos: Free, Teste PRO e PRO Atualizado
Limite de categorias e de processos definido pela organização. Exportar e Imprimir não estão disponíveis.
Concedido automaticamente, uma única vez, no primeiro acesso de quem está no Free. Libera tudo do PRO por um período determinado pela organização.
Assinatura paga — tudo liberado sem limite, incluindo Exportar, Imprimir, Compartilhamento de acesso e Hierarquia de Unidades.
Assim que você abre o KlicFlow pela primeira vez sem nenhuma licença, o sistema já libera o Teste PRO sozinho — não precisa pedir nem cadastrar nada. Um aviso no menu lateral mostra até quando o teste vale. Depois que ele acaba, você volta pro Free e passa a precisar assinar para ter PRO de novo — o teste não se repete.
Se a sua assinatura paga vencer, você ainda tem um período de tolerância (mostrado no mesmo aviso) para renovar sem perder o acesso — depois desse prazo, volta pro Free normalmente.
12Dicas e atalhos
- Cadastre as janelas do ano antes das implantaçõesO campo Mês de Competência só lista meses com data de início e fim já salvas no calendário.
- Configure o checklist mínimo assim que criar a categoriaEconomiza tempo em todo processo novo e evita esquecer documentos obrigatórios.
- Preencha Origem/Destino padrão em categorias repetitivasEvita digitar o mesmo departamento em todo processo novo — ver 2.5.
- Use as variáveis nos modelos de despacho
{numero},{origem},{destino},{data},{categoria}e{orgao}economizam tempo na hora de gerar despachos padronizados. - Marque "gera processo" com cuidadoToda etapa marcada assim vai exigir um processo-filho antes de liberar o avanço — use só nas etapas que realmente dependem de outro processo.
- Marque "Autorização" só na etapa certaNormalmente é uma única etapa por rota — a que representa mandar pra implantação em folha.
- Faça backups periódicosUse Exportar .json regularmente, especialmente antes de mudanças grandes na estrutura de categorias e rotas.
- Ctrl+Z é seu amigoQualquer alteração recente pode ser desfeita rapidamente pelo botão Desfazer ou pelo atalho de teclado.
- Convide como Gestor, não como Editor, quem só precisa acompanharEvita que alguém altere um processo sem querer.
- Prefira Hierarquia de Unidades a vários compartilhamentos soltosSe mais de 2-3 pessoas precisam acompanhar o mesmo conjunto de departamentos, a árvore de unidades (capítulo 9) poupa muito mais trabalho do que convidar cada uma separadamente.